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Beratung
# Beratung
Prozessoptimierung
# Prozessoptimierung

Lernplattformen für Projektadministration nutzen, um Prozesse zu vereinfachen

Für alle Projektbeteiligten aus Forschung, Beratung und Administration soll ein praktikabler und nachvollziehbarer Weg geschaffen werden, die relevanten Projektdokumente einzusehen und gemeinsam zu bearbeiten. Verschiedene Datei-Versionen sollen dabei archiviert werden.

Zielsetzung

Erarbeitung von Lösungen für die EU-Projektadministration.

Aktivitäten

An der Hochschule Bremen existiert eine Online-Lernplatttform (AULIS), die mit dem Open Source Programm ILIAS eingerichtet ist und sich hierfür anbietet. Auf der Lernplattform werden geschlossene Gruppen für Projekte eingerichtet. Alle an einem Projekt beteiligten Akteure aus Forschung, Beratung und Administration bekommen Zugriff auf die entsprechende Gruppe. Neue Datei-Versionen werden dokumentiert, ein Archiv wird automatisch angelegt.
Der Forschungsservice richtet die Gruppe ein und stellt die Dokumente bereit: Rechnungsbuch, Projektunterlagen, Verträge. Ab dem Kick-off meeting übernimmt der Forschungsservice noch beratende Aufgaben. Die zuständigen Personen aus dem Finanzdezernat tragen Buchungen von Personalkosten und Sachmitteln im Rechnungsbuch ein, die Forschenden überprüfen und ergänzen diese um die dokumentierten Arbeitsstunden und die entsprechenden Arbeitspakete.
Die Projektgruppe dient dann als Grundlage für das interne Controlling und für die Finanzreports im EU-Portal, ggf. auch für die Berichte an die Projektkoordination oder externe Prüfungen.
Je nach Bedarf können die Forschenden diese Gruppen auch zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten nutzen.

Beteiligte/Partner

Forschende Projektmitarbeiter*innen, Projektleitung, zuständige Personen aus dem Forschungsservice, zuständige Personen aus der Drittmittelabteilung (Finanzdezernat)

Erfolg/Erfahrungen

Die Prozesse in der Zusammenarbeit konnten verbessert werden, die Projektadministration wurde vereinfacht.

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Ansprechperson(en)

 

Marie Lottmann

HS Bremen

EU-Referentin - Projekt EU-Strategie-FH

+49 421 5905-2164

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